Viele Unternehmen fragen sich gerade, ob sie ab Januar 2027 nur noch E-Rechnungen verschicken dürfen. Die kurze Antwort: Das hängt von Ihrem Umsatz ab, und für einige gibt es Ausnahmen. In diesem Beitrag erfahren Sie, ab wann die Pflicht für Sie gilt, was eine E-Rechnung genau ist und wie Sie die Umstellung in sechs Schritten schaffen.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt in drei Stufen: Empfang seit 1. Januar 2025, Ausstellen ab 1. Januar 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 für alle Unternehmen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen eingeführt hat.
- 2025Empfangen: Pflicht für alle UnternehmenSie sind hier
- 2026Übergang: Papier und PDF noch erlaubtSie sind hier
- 2027Ausstellen: Pflicht bei Umsatz 2026 über 800.000 €Sie sind hier
- 2028Ausstellen: Pflicht für alle UnternehmenSie sind hier
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen versenden, PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers. Für das Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 € lag. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
Eine Sonderregel gilt für EDI-Verfahren, also den automatisierten Datenaustausch, den viele Unternehmen mit großen Handelspartnern nutzen. EDI-Rechnungen, die nicht der E-Rechnungsnorm entsprechen, bleiben unabhängig von der Unternehmensgröße bis Ende 2027 zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
Betrifft mich die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht betrifft Sie, wenn Sie als Unternehmen Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland abrechnen und nicht unter eine Ausnahme fallen. Dazu zählen GmbHs und Einzelunternehmen ebenso wie Selbstständige, Freiberufler und Handwerksbetriebe. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Mit dem folgenden Check prüfen Sie in einer Minute, ab wann die Pflicht für Sie gilt.
Quick-Check
Betrifft mich die E-Rechnungspflicht?
Vereinfachte Ersteinschätzung ohne Speicherung Ihrer Angaben. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind immer ausgenommen. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit 2025.
Umstellung mit uns planenWie wird die 800.000-€-Grenze berechnet?
Für die 800.000-€-Grenze zählt der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Vorjahres, also auch Umsätze mit Privatkunden, nicht nur der B2B-Anteil. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 UStG, also im Wesentlichen die Summe Ihrer steuerbaren Umsätze ohne Umsatzsteuer. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden herausgerechnet, zum Beispiel steuerfreie Mieten. Für die Pflicht ab 2027 kommt es auf den Gesamtumsatz des Jahres 2026 an.
Gerade bei Betrieben mit vielen Privatkunden wird die Grenze oft unterschätzt. Ein Handwerksbetrieb, der überwiegend für Firmen arbeitet, kann durch seine Privataufträge über die Grenze rutschen. Das folgende Beispiel zeigt, wie schnell das geht.
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Entscheidend ist, dass ein Computer die Rechnungsdaten ohne Abtippen auslesen und weiterverarbeiten kann. Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Word-Datei erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird.
| Format | E-Rechnung? | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| XRechnung | Ja | Reines XML, Standard bei öffentlichen Auftraggebern |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | Ja | PDF mit eingebetteten XML-Daten. Nicht ausreichend sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL |
| EDI (z. B. EDIFACT) | Übergang | Bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig |
| PDF per E-Mail | Nein | Sonstige Rechnung, ab Pflicht im B2B-Geschäft nicht mehr ausreichend |
| Papier, Scan, Word | Nein | Sonstige Rechnung |
XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich vor allem in der Darstellung. Eine XRechnung besteht nur aus Daten und braucht zum Lesen ein Anzeigeprogramm. ZUGFeRD verbindet ein normales PDF zum Anschauen mit den strukturierten Daten im Hintergrund. Weichen beide Teile voneinander ab, gilt der strukturierte XML-Teil. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen deshalb im XML enthalten sein.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland. Im Einzelnen gelten diese Ausnahmen:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: dauerhaft vom Ausstellen befreit, auch ab 2028.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise: zum Beispiel Bahn- und Bustickets (§ 34 UStDV).
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: etwa Heilbehandlungen von Ärzten oder die steuerfreie Vermietung von Wohnraum.
- Rechnungen an Privatkunden: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen.
- Rechnungen ins Ausland: Die Pflicht gilt nur, wenn beide Unternehmen in Deutschland ansässig sind.
Wichtig: Die Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Empfangen können müssen E-Rechnungen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit steuerfreien Umsätzen.
Sonderfälle: Miete, Dauerrechnung, Anzahlung und Gutschrift
Für laufende Verträge, Anzahlungen und Gutschriften gelten eigene Regeln, die das Bundesfinanzministerium (BMF) im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt hat. Diese Fälle betreffen viele Unternehmen, werden aber oft übersehen.
Vermietung und Verpachtung
Die steuerfreie Vermietung, zum Beispiel von Wohnungen, ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Haben Sie bei einer gewerblichen Vermietung an ein Unternehmen zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG), brauchen Sie dagegen eine E-Rechnung. Der Mietvertrag kann dabei als Dauerrechnung dienen. Steuerfreie Mieteinnahmen zählen nicht zur 800.000-€-Grenze.
Dauerrechnungen
Eine Dauerrechnung, die Sie zulässig als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt haben, müssen Sie nicht allein wegen der neuen Pflicht ersetzen. Das gilt, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Ändern sich Betrag, Steuersatz, Leistung oder Vertragspartner, muss die neue Rechnung eine E-Rechnung sein, wenn die Pflicht zu diesem Zeitpunkt gilt.
Anzahlungen und Schlussrechnung
Anzahlungsrechnungen, die vor Beginn Ihrer Pflicht zulässig ausgestellt wurden, müssen nicht neu als E-Rechnung ausgestellt werden. Die Schlussrechnung richtet sich nach den Regeln zum Zeitpunkt ihrer Ausstellung. Bis zum 30. Juni 2030 dürfen Sie geleistete Anzahlungen in der E-Rechnung als Summe abziehen und die Details in einem Textfeld erläutern.
Gutschriften
Auch eine Gutschrift, mit der der Leistungsempfänger selbst abrechnet, kann eine E-Rechnung sein müssen. Für die 800.000-€-Grenze kommt es dann auf den Gesamtumsatz desjenigen an, der die Gutschrift ausstellt.
Sammelrechnungen
Rechnen Sie mehrere Leistungen in einer Rechnung ab, gilt die 250-€-Grenze für den Gesamtbetrag. Fällt auch nur eine der Leistungen unter die Pflicht, muss die gesamte Rechnung eine E-Rechnung sein.
Bar- und Kartenzahlung
Die Zahlungsart ändert nichts an der Pflicht. Zahlt ein Geschäftskunde bar oder mit Karte und liegt der Betrag über 250 €, reicht ein Kassenbon allein nicht aus. Die E-Rechnung kann aber nachträglich und aus einem anderen System als der Kasse erstellt werden.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
Wer trotz Pflicht keine E-Rechnung ausstellt, liefert keine ordnungsgemäße Rechnung, was vor allem den Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährden kann. Ihr Kunde braucht für den Vorsteuerabzug eine Rechnung, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Ab Beginn der Pflicht ist das im B2B-Geschäft nur noch eine E-Rechnung. Rechnen Sie deshalb damit, dass Geschäftskunden PDF-Rechnungen zurückweisen und eine korrigierte Rechnung verlangen.
- Für Ihren Kunden: Risiko beim Vorsteuerabzug, Rückfragen und Korrekturen.
- Für Sie: verzögerte Zahlungen, weil Rechnungen nicht verarbeitet werden.
- Bußgeld: Laut BMF ist das Ausstellen einer anderen Rechnungsart statt einer E-Rechnung für sich genommen keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Die Pflicht zur E-Rechnung bleibt trotzdem bestehen.
Was gilt beim Empfang, Prüfen und Aufbewahren?
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, wichtig ist aber, dass Sie die XML-Datei lesen, prüfen und im Originalformat aufbewahren können. Eine Zustimmung des Absenders brauchen Sie dafür nicht. Viele Unternehmen richten eine eigene Adresse ein, etwa rechnungen@ihre-firma.de, damit E-Rechnungen nicht im allgemeinen Posteingang untergehen.
E-Rechnungen prüfen und anzeigen
Eine XRechnung ist ohne Hilfsmittel kaum lesbar. Buchhaltungsprogramme und kostenlose Viewer zeigen die Daten als übersichtliche Rechnung an. Meldet ein Prüfprogramm einen technischen Fehler, bedeutet das laut BMF nicht automatisch, dass die Rechnung ungültig ist oder der Vorsteuerabzug entfällt. Entscheidend ist, ob das Format stimmt und alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sind. Weisen Sie Rechnungen deshalb nicht pauschal wegen einer Fehlermeldung zurück.
E-Rechnungen richtig aufbewahren
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also inklusive der XML-Daten. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht reicht nicht aus. Die Archivierung muss den GoBD entsprechen: unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar. Rechnungen sind als Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren.
Wie stelle ich auf die E-Rechnung um?
Die Umstellung gelingt in sechs Schritten: Umsatz prüfen, Software klären, Empfang einrichten, Stammdaten pflegen, Kunden informieren und die Archivierung sicherstellen. Haken Sie ab, was Sie schon erledigt haben. Ihr Fortschritt bleibt in Ihrem Browser gespeichert.
Ihre Checkliste zur E-Rechnung
0 / 6Arbeiten Sie bereits mit DATEV, lassen sich E-Rechnungen dort erstellen, empfangen und revisionssicher archivieren. Als DATEV Digitale Kanzlei begleiten wir Sie bei der Einrichtung, von der Rechnungserstellung bis zur digitalen Belegübermittlung mit FIBU Digital. Planen Sie für die Umstellung einige Wochen ein, denn Testrechnungen mit Ihren wichtigsten Kunden brauchen Zeit.
Was hat das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 geändert?
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 klärt vor allem den Umgang mit Fehlern, Anzahlungen, Dauerrechnungen und Anhängen und gewährt Übergangsfristen. Es ergänzt das erste BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2024. Die wichtigsten Punkte:
- Fehler: Eine negative technische Prüfung schließt den Vorsteuerabzug nicht automatisch aus. Es kommt auf Format und Pflichtangaben an.
- Anzahlungen: Bis 30. Juni 2030 dürfen Anzahlungen in der Schlussrechnung als Summe abgezogen werden.
- Dauerrechnungen: Zulässig ausgestellte Dauerrechnungen müssen nicht ersetzt werden, solange sich nichts ändert.
- Anhänge: Ergänzende Unterlagen wie ein Aufmaß dürfen eingebettet werden, wenn der strukturierte Teil darauf verweist. Die Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil.
- Übergang: E-Rechnungen bis 31. Dezember 2026, die den bisherigen BMF-Schreiben entsprechen, werden beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet.
Für die Praxis heißt das: Prüfen Sie jetzt, wie Ihr Programm Leistungsbeschreibungen, Anzahlungen und Anhänge abbildet, damit Ihre E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 den neuen Vorgaben entsprechen.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail ab 2027 noch erlaubt?
Für Unternehmen mit über 800.000 € Gesamtumsatz 2026 reicht ein PDF im B2B-Geschäft ab 2027 nicht mehr aus. Unternehmen bis 800.000 € dürfen PDF-Rechnungen 2027 noch versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2028 ist ein PDF für alle nur noch eine sonstige Rechnung.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Privatkunden können weiter Papier- oder PDF-Rechnungen erhalten.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber schon seit 2025 können.
Brauche ich eine neue Software?
Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme, auch DATEV, können E-Rechnungen bereits erstellen. Prüfen Sie, ob Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausgeben kann.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen sind im Originalformat mit den XML-Daten aufzubewahren, ein Ausdruck reicht nicht. Als Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Leistung im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027: Was gilt?
Entscheidend ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, muss eine im Januar 2027 ausgestellte Rechnung an ein Unternehmen bereits eine E-Rechnung sein.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Klaus Buser, Steuerberater
Diplom-Betriebswirt und Steuerberater, Kanzlei Buser seit über 25 Jahren
Kanzlei Buser, Karlsruhe und Karlsbad
